Einige von uns haben temporär einen ganz neuen Arbeitsplatz: die eigenen vier Wände. Das erschwert die Zusammenarbeit. In den nächsten Wochen möchten wir euch Tools vorstellen, die euch bei der sinnvollen Gestaltung der Zusammenarbeit helfen. Willkommen zum ersten Teil: Video Calls und Datenschutz!
TEIL 1- VIDEO-KONFERENZEN
Du kannst als Betriebsrat die Zusammenarbeit im Betriebsrat online aufrecht erhalten. Für Video-Call-Anwendungen spricht vor allem:
Die Technik ist einfach zu verstehen und zu nutzen
Funktionen wie Bildschirm-Teilen oder Aufnahme ermöglichen dir ein gute Zusammenarbeit.
Die Tools eignen sich auch für viele andere Formate wie z.B. kurze Vorträge oder Präsentationen.
Konferenz-Apps bieten eine gute Gelegenheit, “Meeting-Kultur” zur optimieren: Ihr könnt euch gut vorbereiten und eine geeignete Teilnehmer-Zusammensetzung bestimmen. Nicht immer müssen alle dabei sein!
Mit Zoom, Jitsi, Appear, Google Hangouts und noch vielen weiteren Tools, die sich auf dem Markt tummeln, bleibt dir die Qual der Wahl: Welchem Anbieter schenkst du dein Vertrauen? Die Funktionen sind bei allen mehr oder minder gleich. Im Folgenden erklären wir euch zunächst, was ihr als Betriebsrat über Video-Call-Anwendungen wissen müsst:
STARTEN UND EINRICHTEN
Alle Anwendungen setzen einen sogenannten „Host“ voraus. Diese(r) hat sich bei dem Anbieter seiner Wahl zu registrieren und kann dann sämtliche Mitglieder zu einer zeitlich definierten Sitzung einladen. Die betreffenden Personen nehmen dann wahlweise über Telefon, Desktop, Notebook oder Mobilgerät an der Besprechung teil. Möchtet ihr euer Bild übermitteln, setzt das natürlich auch für Desktops die Existenz einer Kamera voraus. Gerade für Betriebsratssitzungen bietet es sich natürlich an, dass der/die Betriebsratsvorsitzende die Rolle des Hosts übernimmt.
FUNKTIONEN
Alle Anwendungen erlauben übersichtliche Video-Konferenzen mit großen Teilnehmerzahlen. Und sie gewähren das Teilen von Bildschirmen, so dass Präsentation möglich sind oder gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden kann. Zudem lassen sich über TED-Voting Systeme Meinungsbilder erstellen und Beschlüsse fassen. Ebenfalls praktisch sind die integrierten Messaging-Tools, mit denen sich aus dem Kreis der Teilnehmenden private oder öffentliche Chat-Gruppen einrichten lassen.
VERSIONEN UND PREISMODELLE
Natürlich unterschieden sich die Preismodelle von Anbieter zu Anbieter. Manche bieten kostenfreie Versionen an, die bestimmten Einschränkungen unterliegen – zum Beispiel, was die Teilnehmenden-Anzahl oder die zeitliche Dauer von Meetings angeht. Upgrades können mehr, sind aber kostenpflichtig. Schön ist: Viele Anbieter wie zoom oder auch google haben wegen Corona die Funktionen in den Free-Versionen verbessert!
DATENSCHUTZ
Aufpassen solltet ihr im Hinblick auf die Einhaltung des Datenschutzes. Die betreffenden Server müssen aber nicht unbedingt in Deutschland stehen, um den nötigen Standard aufzuweisen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass der Anbieter unter dem EU-U.S. Privacy Shield zertifiziert ist. Der Host sollte einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag abschließen, in dem die EU-Standardvertragsklauseln aufgeführt sind. Der Anbieter der Anwendung ist dann „Verarbeiter“ von personenbezogenen Daten und agiert in Auftrag und auf Anweisung des Kunden. Als „Datenverantwortlicher“ kann der Host bestimmen, wann Meetings aufgezeichnet werden können, wie lange diese Aufzeichnungen aufbewahrt werden und ähnliches. Es ist also entscheidend, dass der Host die Einstellungen zur Sitzung oder generell zum Vertrag DSGVO-konform vornimmt. Darüber hinaus bleibt die Frage der grundsätzlichen Sicherheit. Zuletzt offenbarte Zoom Sicherheitslücken. Der Hersteller besserte nach und versicherte, dass er diese komplett schloss. Wir bieten auch ein Webinar, das insbesondere den Datenschutz bei Videokonferenzen mit ZOOM thematisiert.
TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN
Ein letzter Hinweis bezieht sich auf die technische Funktionsweise der Anwendungen: Manche von ihnen sind browserbasiert und lassen sich daher ohne spezielle Konfigurationen der Endgeräte nutzen. Andere wiederum setzen voraus, dass man zuerst eine eigenes Programm installiert. In Fällen, wo letzteres aus organisatorischen oder rechtlichen Gründen nicht möglich ist (beispielsweise bei Dienst-Computern, wo der Arbeitgeber dies verbietet), stellt die zweite Kategorie also keine Option dar.
ERFAHRUNGEN
Bei der IG Metall haben sich solche Applikationen längst bewährt. Alfons Rüther ist Gewerkschaftssekretär in der Region Mülheim-Essen-Oberhausen und erzählt: „Letztes Jahr habe ich acht Tarifkommissionssitzungen als visualisierte Telekonferenz abgehalten, indem ich die Präsentation aus dem Tarifvertrag dargestellt habe. Auf diese Weise konnten sich die Tarifkommissionsmitglieder über den Verhandlungsstand informieren und ihn mit einem Abstimmungstool bewerten. Was besonders gut funktioniert, sind abgegrenzte und klare Themen mit inhaltlichen Fragestellungen. Auch die gemeinsame Arbeit an Texten klappt sehr gut, weil alle Teilnehmenden direkt alle Änderungen mitverfolgen können.“