Als Betriebsrat hast du neben der täglichen Arbeit viele Herausforderungen zu meistern. Und auch künftig wirst du mit neuen Aufgaben konfrontiert. Ganz nebenbei sollst du dich möglichst schnell mit den gesetzlichen Grundlagen der betrieblichen Interessenvertretung vertraut machen. Das kann einen schon mal überfordern. Wer seine Arbeitsorganisation im Griff hat, ist klar im Vorteil. Um dich zu unterstützen, tragen wir in unserem Neue Betriebsräte Blog in loser Folge eine Reihe von Tipps und Tricks zusammen, die dir tatsächlich helfen können, Stress- und Zeitknappheit abzubauen oder zu vermeiden. An dieser Stelle findest du einen Überblick zu Ansätzen und Methoden für eine optimale Arbeitsorganisation und ein besseres Zeitmanagement. Die folgende grundsätzliche Betrachtung in diesem Blog-Beitrag kann dich vielleicht inspirieren und mit Sicherheit bestärken, damit dir deine Arbeit leicht von der Hand geht - und nicht zur Belastung wird. Für Methoden aus der Praxis und leicht anwendbare Werkzeuge, blättere gerne auch durch unsere Beiträge zur Arbeitsorganisation aus den letzten Wochen und Monaten.
Aufgaben als Betriebsrat möglichst effizient organisieren
Wie kannst du deine Arbeit als Betriebsrat so organisieren, dass du stets den Überblick behältst und die neuen Herausforderungen auf Anhieb meisterst? Der Schlüssel ist eine möglichst effiziente Arbeitsweise, bei der du Prioritäten setzt und erkennst, welche Aufgaben als erstes erledigt werden müssen. Effizienz ist das Verhältnis von Ertrag zu eingesetztem Aufwand. Du kannst immer nur an einer der Stellschrauben drehen: Nimm dich vor, mehr in einer bestimmten, Zeit zu erreichen. Oder nimm dir vor, ein bestimmtes Ziel mit so wenig Zeitaufwand wie möglich zu erreichen. Diese Bewusstmachung hilft, Überforderungsgefühle abzubauen, die zweifelsfrei entstehen können, wenn man versucht, so viel wie möglich in so wenig Zeit wie möglich zu erreichen. Das führt meist dazu, alles auf einmal machen zu wollen, und am Ende so manches Mal , nichts richtig abschliessen zu können. Effizient bedeutet an dieser Stelle, sich während der Arbeit auf das Wesentliche zu konzentrieren und die zentralen Ziele im Auge zu behalten. Ansonsten droht dir das Gefühl, den an dich gestellten Anforderungen nicht gerecht und mit den Arbeiten nie fertig zu werden. Hier geben wir dir drei Tipps mit auf den Weg, wie du möglichst effizient und produktiv arbeitest:
Arbeitsorganisation bedeutet Prioritäten setzen
Verschaffe dir in der ersten Zeit als neuer Betriebsrat oder neue Betriebsrätin einen umfassenden Überblick über die anstehenden Aufgaben. Frage erfahrene Kollegen und Kolleginnen, wenn dir neue Anforderungen unklar sind oder dir das Wissen fehlt. Erst dann macht es Sinn, die neuen Aufgaben anzugehen. Um diese zu Priorisieren, ist ein Zeitmanagement notwendig. Am besten ordnest du die anstehenden Aufgaben nach Relevanz (Welche Arbeit muss zuerst erledigt werden?), Terminierung (Wann muss die Aufgabe erledigt sein?), Arbeitsaufwand (Wieviel Zeit muss ich für die Erledigung einplanen?) und Komplexität (Muss ich andere mit einbeziehen?). Hier kannst du entweder ganz klassisch einen Arbeitsplan auf Papier erstellen oder du organisierst deine Arbeit mit Hilfe einer Software wie zum Beispiel Trello oder Meistertask.
Nicht ablenken lassen heißt die Arbeitsorganisation planen und umsetzen
Nachdem du dir einen ersten Überblick über die anstehenden Aufgaben gemacht hast und nach Wichtigkeit geordnet hast, kann die eigentliche Arbeit losgehen. Stimme dich möglichst frühzeitig mit anderen Kollegen und Kolleginnen ab, wenn es um gemeinsame Projekte geht. Während der Bearbeitung kann es jedoch immer wieder passieren, dass du durch Mails oder Anrufe von deinen eigentlichen Arbeiten abgelenkt wirst. Deswegen macht es Sinn, Mails nur zu bestimmten Zeiten abzurufen. So vermeidest du, ständig mit neuen Inhalten konfrontiert zu werden. Folge dem Arbeitsplan, den du dir am Anfang gestellt hast.
Bei der Arbeit den eigenen Rhythmus beachten
Auch wenn noch so viele Dinge möglichst gleichzeitig passieren sollen, behalte bei der Arbeitsorganisation immer deinen eigenen Rhythmus im Blick. Wenn du gestresst bist, machst du mit ziemlicher Sicherheit Fehler und benötigst wesentlich mehr Zeit zur Erledigung deiner Aufgaben. Außerdem besteht die Gefahr, dass du schnell überfordert bist und die Motivation für deinen neuen Job als Betriebsrat sinkt.
Natürlich gibt es über diese ersten Tipps und Tricks für eine gute Arbeitsorganisation hinaus noch unzählige Ansätze und Methoden. Befolgst du aber erstmal diese ersten Schritte, behältst du den Überblick über die anfallenden Aufgaben. Zu guter Letzt findest du hier noch direkte Links zu ausgesuchten Arbeitsorganisations-Tipps für Betriebsräte aus unserem Neue Betriebsräte Magazin:
Projektmanagement Tool: MeisterTask
Projektmanagement Tool: Trello
Arbeitsorganisationstipps im Fokus: Agilen Arbeiten
Update: Arbeitsorganisations-Tipps
10 Tipps zum Projektmanagement
10 Tipps zum Zeitmanagement
Tipps zur Stressvermeidung
Tipps zur Arbeitsorganisation