Zoom hat in den letzten Monaten viel Kritik für mangelnden Datenschutz und eine nachlässigen Umgang mit der Privatsphäre hinnehmen müssen. Die diesbezüglichen Vorwürfe lauteten beispielsweise „mangelnde Verschlüsselung“, „Attention-Tracking“ oder auch „Zoombombing“.
Gottseidank hat sich das Unternehmen kritikfähig gezeigt und Updates durchgeführt. Um das Tool datensicher nutzen zu können, müsst ihr aber immer noch einige wichtige Voreinstellungen vornehmen. Diese und andere Funktionen erklären wir euch. Bringt euch bezüglich Zoom auf den neuesten Stand, und erhöht bei Videokonferenzen die Datensicherheit und den Schutz eurer Privatsphäre.
Datensicherheit
Grundsätzlich empfiehlt es sich immer, jemanden von der IT-Abteilung oder den Datenschutzbeauftragten einzubeziehen – denn es ist wichtig, sämtliche Funktionen korrekt einzustellen. Achtet unbedingt darauf, dass ihr als Host die bezahlte Version benutzt. Achtet außerdem darauf, das sämtliche Teilnehmer die neue Version nutzen. Der Server-Standort sollte in Europa festgesetzt werden. Und wählt die Möglichkeit, eure Daten – beispielsweise aufgezeichnete Videokonferenzen – lokal auf eurem Server zu speichern. Nicht zuletzt: Der Host sollte die Sitzung sperren, sobald sämtliche Teilnehmer beigetreten sind – auf diese Weise kann die Konferenz nicht von Unbefugten gestört werden.
Inhalte teilen und gemeinsam bearbeiten
Durch „Bildschirm freigeben“ könnt ihr Inhalte teilen – so beispielsweise eure Whiteboards, um gemeinsam zu zeichnen, zu stempeln oder mit einem Spotlight Aspekte hervorzuheben. Eine andere Möglichkeit besteht darin, euch mit eurem Cloud-Anbieter zu verbinden und auf eine der dort gespeicherten Dateien zuzugreifen.
Kommentarfunktion in Zoom
Innerhalb der Bildschirmfreigabe habt ihr auch die Möglichkeit, die Kommentar-Funktion zu aktivieren. Sie eignet sich besonders für das kollaborative Arbeiten von Host und Teilnehmenden. Teilnehmende können Bildschirm-Freigaben mit Markierungen oder Texteingaben versehen, die der Host im Anschluss speichern kann. Bitte beachtet: Die Kommentarfunktion steht nur App-NutzerInnen zur Verfügung – sie kann also nicht von Teilnehmenden, die den Web-Browser nutzen, verwendet werden.
Chatfunktion der Teilnehmenden
Aktiviert bei Meetings die Chat-Funktion, um den Teilnehmenden zu ermöglichen, eine für alle sichtbare Nachricht zu senden. Deaktiviert diese Funktion, wenn jeder Teilnehmende nur an euch als Host des Meetings schreiben können soll.
Hand-Heben in Konferenzen
Hand-Heben ohne die Anstrengung des Hand-Hebens: Während des Meetings können die Beigetretenen einfach unten in der Menüleiste auf den Button „Teilnehmer“ klicken. Auf der rechten Seite wird dann eine Teilnehmerliste mit Buttons zum "Handheben" eingeblendet. Alternativ können auch die Tastenkürzel Alt + Y bei Windows oder Option + Y bei Mac verwendet werden. In der Teilnehmerliste erscheint nun eine kleine blaue Hand neben dem jeweiligen Namen. Dem Host wird das Videofenster des betreffenden Teilnehmenden ganz vorne angezeigt und er erhält einen Hinweis, dass sich jemand meldet. Der Moderator kann dann das Audio gezielt einschalten, um folgenden Beitrag für alle hörbar zu machen.
Breakout Rooms
Breakout Rooms sind sinnvoll, weil sie die Interaktion fördern, weil einzelne Aufträge in klar definierten Gruppen erarbeitet werden können und weil ihr als Host jederzeit die virtuellen Teilräume einsehen könnt. Nachfragen, wie es aussieht, ob so soweit alles klar ist oder jemand Hilfe bei der Bearbeitung seiner Aufgabe benötigt: Alles kein Problem! Einfach die die Schaltfläche der Funktion „Breakout Room“ aktivieren und während eines Meetings den nun erscheinenden Button „Breakout Session“ anklicken. Nun öffnet sich ein Fenster, in dem ihr auswählen könnt, wie viele Teilnehmende ihr in wie viele Räume einteilen möchtet.
Umfrage erstellen
Mit der Umfrage-Funktion könnt ihr vorab Umfragen, auf Englisch „polls“, mit Single- oder Multiple-Choice-Fragen für eure Meetings erstellen. Als Host könnt ihr die Umfrage während des Meetings starten und die Antworten eurer Teilnehmer anonym oder nachvollziehbar erfassen. Nach dem Meeting steht ein Umfragebericht zum Download zur Verfügung.
Gesichtsfilter nutzen
Seien wir ehrlich: Manche Sitzungen können auf die Dauer ziemlich langweilig sein. Um euch die Zielgerade zu versüßen, könnt ihr zur allgemeinen Erheiterung beitragen und euch Piraten-Augenklappen oder Skibrillen verpassen. Dazu einfach Snap Camera installieren und in den Videoeinstellungen als Input wählen. Auch Filtereffekte sind möglich. (Klappt übrigens auch bei Skype, Teams und Co.)
Virtuellen Hintergrund einblenden
Auch ein Video Call zwischen Palmen kann zur allgemeinen Aufmunterung beitragen. Oder wollt ihr euch vor dem IG Metall-Banner platzieren? Mit der Zoom-Funktion „Virtueller Hintergrund“ sind viele Kulissen möglich. Damit Zoom euren wirklichen Hintergrund möglichst vollständig erkennt und ausblendet, sollte dieser einen einheitlichen Farbton besitzen und gut ausgeleuchtet sein.
Wir hoffen, dass wir euch mit diesen Tipps ein paar nützliche Anregungen geben können. Meldet euch gerne, falls noch Fragen offen geblieben sind.
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