Wenn du deine Arbeit besser organisieren möchtest, kann ein Projektmanagement-Werkzeug helfen. Gerade wenn du im Team mit anderen Betriebsrät*innen arbeitest, besteht die Gefahr, den Überblick beim Zeitmanagement oder bei den Verantwortlichkeiten zu verlieren. Eine Software-Lösung kann dir und deinem Team helfen, die Organisation von großen Projekten zu vereinfachen und besser zu strukturieren.
Projektmanagement-Tools für Betriebsrät*innen
Nach unserer Vorstellung des kostenlosen Projektmanagement-Tools von Trello vor zwei Wochen schrieben uns einige Kolleg*innen, dass MeisterTask besser sei. Das nahmen wir zum Anlass, beide Werkzeuge zur Vereinfachung des Arbeitslebens für unsere Betriebsräte genauer unter die Lupe zu nehmen.
Mittlerweile sind eine Flut von Projektmanagement-Tools auf dem Markt und es wird zunehmend schwieriger hier den Überblick zu behalten. Viele haben eine kostenlose Basis-Version, mit der man eine seine Projektstruktur abbilden kann. Die Grundidee der meisten Tools folgt der berühmt, berüchtigten Kanban-Methode. Schwieriger wird es, wenn man sich die Unterschiede genauer anguckt. Während einige Lösungen eher durch eine besonders übersichtliche grafische Gestaltung setzen, steht bei anderen eine größtmögliche Funktionalität und Einfachheit im Vordergrund. Exemplarisch stellen wir in diesem Beitrag zwei weitverbreitete Projektmanagement-Tools gegenüber: Trello und MeisterTask.
Wie funktionieren die beiden Projektmanagement-Tools?
Projektmanagement-Tools sind darauf angelegt, größere oder auch kleinere Projekte zu strukturieren und zu steuern. Hierbei kann das gesamte Team auf die Benutzeroberfläche zugreifen und bearbeiten. Zumeist ist die Software cloudbasiert und somit können alle Teammitglieder das Tool in Echtzeit und ortsunabhängig nutzen. Die Kernfunktion ist in der Regel eine Oberfläche zur Verwaltung der anstehenden Aufgaben. Zusätzlich sind Funktionen integriert, um eine Arbeitseinteilung und -zuweisung innerhalb des Teams vorzunehmen, den Bearbeitungsstand zu bestimmten Aufgaben und Fortschritte zu verfolgen und sämtliche Projektdetails im Blick zu behalten. Die digitale Aufbereitung erfolgt zumeist in einem Kanban-Board, welches die Aufgaben und Arbeitsfluss visualisiert. Die Projektphasen und Arbeitsphasen werden in Spalten, beispielsweise “To-do”, “In-Progress” und “Done”, und auf einzelnen Karten dargestellt. Jedes Projektmitglied kann auf diese zugreifen und per Drag'n'Drop zwischen den verschiedenen Spalten verschieben.
Trello und MeisterTask im Vergleich
Trello ist seit 2015 auf dem Markt und gehört zu Atlassian mit Firmensitz in New York. Die Software basiert auf der Kanban-Methode und eignet sich für eine agile und projektbezogene Organisation deiner Arbeitsprozesse. In der Projektmanagement-Software organisierst du alles auf einer Pinnwand in Boards, Spalten und Karten. Auf den Karten kannst du die eigentlichen Informationen zu verschiedenen Arbeitspaketen speichern. Zusätzlich können Dateien und Fotos angehängt werden und jedes berechtigte Teammitglied kann Kommentare einfügen. Die Stärke von Trello beruht auf der fast unbegrenzten Flexibilität der Boards, welche du frei definieren kannst. Das Gleiche gilt für die Karten, welche du auch ganz nach deinen Bedürfnissen und Anforderungen gestalten kannst beispielsweise, indem du Deadlines setzt und Checklisten integrierst. So wird die Idee der Kanban-Methode perfekt umgesetzt. Der einzige Minuspunkt besteht beim Thema Datensicherheit. Da deine individuellen Daten und die Projektdaten auf einem US-amerikanischen Server gespeichert werden, unterliegen sie nicht der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Auch MeisterTask wurde im Jahr 2015 gestartet und basiert, wie der Konkurrent Trello, auf der Kanban-Methode. Die Software-Firma Meister hat ihren Hauptsitz und die Entwicklungsbüros in Wien, München und Seattle. Deine Daten werden ausschließlich auf einem Server in Frankfurt am Main gespeichert. Projektbezogene Arbeitsprozesse und Arbeitsaufträge für Teammitglieder kannst du auch hier in individuellen Boards organisieren. Eine Besonderheit von MeisterTask ist der hohe Grad an Automatisierung. So kannst du beispielsweise Anzeige von Deadlines oder den Bearbeitungsstatus von der Software automatisch ausführen lassen. Die Ausgestaltung von MeisterTask wirkt insgesamt etwas moderner als Trello. Aber hier sind die Geschmäcker bekanntlich verschieden.
Welches ist denn jetzt das bessere Projektmanagement-Tool?
Zu guter Letzt müssen wir dir einem abschließenden Urteil schuldig bleiben. Es gibt leider nicht das eine Projektmanagement-Tool. Welche Lösung für dich und dein Team am besten ist, lässt sich ausschließlich individuell beantworten. Trello und MeisterTask sind ausgereifte Programme, die schon in der Basis-Version eine Menge Funktionen bieten. In ihrer Funktionsweise sind die beiden Konkurrenten sehr ähnlich. Optik und Bedienbarkeit sind natürlich von deinen eigenen Präferenzen abhängig. Ein kleiner, aber feiner Vorteil liegt bei MeisterTask auf der Hand: Die Daten liegen auf Servern in Deutschland und der EU und somit im Geltungsbereich der europäischen DSGVO.