Diese Arbeitsorganisations-Tipps helfen Betriebsrät*innen, die mehr Aufgaben als Zeit haben. Gerade für Betriebsrät*innen ist es nicht leicht, Verantwortung zu übernehmen, ohne sich zu überfordern. Viele Aufgaben und Abläufe, die nach der Wahl zum Betriebsrat auf dich zukommen, sind neu. Gleichzeitig haben deine Kollegen und Kolleginnen hohe Erwartungen an dich. Der Schlüssel ist eine gute Arbeitsorganisation, um die neuen Herausforderungen zeitlich und inhaltlich zu meistern.
Eine gelungene Arbeitsorganisation ist die halbe Miete. Eine bewusste Vorgehensweise hilft dir, strukturiert die richtigen Dinge in der richtigen Reihenfolge anzupacken. Mit einem überlegten Zeitmanagement ersparst du dir bei der Abarbeitung unnötigen Stress. Das hilft dir und dem gesamten Gremium und verschafft dir Anerkennung im Team. Entdecke im folgenden unsere 10 Tipps zur Arbeitsorganisation, mit denen du deine Aufgaben als neugewählter Betriebsrat immer im Griff behältst und deinen neuen Alltag optimal meisterst:
Zehn Arbeitsorganisations-Tipps für Betriebsrät*innen
"To-Do"-Liste
Eat The Frog
ABC-Aufgaben
Eisenhower-Prinzip
Pufferzeiten einplanen
Pareto-Prinzip
Don´t Break the Chain
Superfocus Methode
Pausen
Die "Not-To-Do"-Liste
1. Arbeitsorganisations-Tipp: Erstelle To-do-Listen, an die du dich auch hältst
Beginne deinen Tag und deine Arbeit mit einem Plan. Das verschafft dir eine gute Übersicht darüber, was heute und morgen so ansteht. Viele weitere Methoden bauen zudem teilweise auch auf deine To-do-Liste auf, also fang am besten gleich an und sortiere deine Aufgaben. Mit dieser einfachen Möglichkeit wird nicht vergessen und außerdem es ist einfach super motivierend im Laufe des Tages die erledigten Aufgaben streichen zu können. Alles, was du nicht geschafft hast, kommt auf deine Liste für morgen. Zusätzliche Anforderungen solltest du erst am nächsten Arbeitstag hinzufügen.
2. Arbeitsorganisations-Tipp: „Eat The Frog“
Stellst du dir auch oft die Frage, welche Aufgabe du als Erstes angehen sollst? Der Arbeitsorganisations-Tipp „Eat the frog“ beschreibt eine alte Weisheit: Erst die Pflicht und dann die Kür. Für die Arbeitsorganisation beißt das: Am besten wählst du bereits am Abend vorher, welche Kröte du am nächsten Tag schlucken musst, also welche unangenehme Aufgabe du als Erstes angehen willst. Lass dich nicht ablenken, konzentriere dich auf den Brocken und erledige ihn. Danach darfst du ruhig stolz auf dich sein und dieses Gefühl mit in den restlichen Tag nehmen.
3. Arbeitsorganisations-Tipp: Die ABC-Methode
Hast du einen Plan? Super. Jetzt geht’s ans Einteilen der Aufgaben. Und die ABC-Methode hilft dir dabei. Bei der ABC-Methode gibt es 3 Aufgabenbereiche, die du gegeneinander abgrenzt:
A) Aufgaben, die nur von dir selbst erledigt werden können und wichtig sind.
B) Aufgaben mit durchschnittlicher Relevanz, welche (teilweise) delegierbar sind und
C) Aufgaben mit dem geringsten Wert, jedoch mit dem größten Anteil an deiner Arbeit (Routinearbeiten, Papierkram, Lesen, Telefonieren, Ablage etc)
Pro Tag solltest du dir nur eine Einteilung nach folgendem Schema machen:
1-2 A-Aufgaben pro Tag (ca. drei Stunden gesamt)
2-3 B-Aufgaben (ca. eine Stunde gesamt)
den Rest für C-Aufgaben (ca. ¾ Std. reservieren)
4 . Arbeitsorganisations-Tipp: Das Eisenhower-Prinzip
Nächster Schritt zur Optimierung deiner Arbeitszeit ist die Priorisierung der Aufgaben. Ein gutes Tool ist dabei das Eisenhower-Prinzip. Dabei kannst du deine Aufgaben in vier Quadraten einteilen.
Wichtige und dringende Aufgaben solltest du umgehend selber machen.
Wichtige aber nicht dringende Aufgaben solltest du für später terminieren.
Unwichtige aber dringende Aufgaben, möglichst an Kollegen mit freier Kapazität delegieren.
Unwichtige, nicht dringende Aufgaben gehören in den Papierkorb oder deine "Not-To-Do"-Liste.
5. Arbeitsorganisations-Tipp: Pufferzeit einbauen
Damit du bei deinen zu erledigen Aufgaben nicht in unnötigen Zeitdruck kommst, solltest du unbedingt Pufferzeiten einbauen. Was eine ideale Pufferzeit ist, kannst du ruhig aus deinen Erfahrungswerten heraus ableiten. Es gilt der Grundsatz lieber zu viel als zu wenig.
6. Arbeitsorganisations-Tipp: Das Pareto-Prinzip
Das Pareto Prinzip oder auch 80-20 Regel genannt, lässt sich auf verschiedene Bereiche anwenden. Auch für deine alltägliche Arbeit kannst du dir diese Regel zunutze machen. Grundsätzlich musst du wissen, dass üblicherweise 20 % deiner verfügbaren Zeit ganze 80 % deines Erfolges ausmachen! Um Perfektion zu erreichen, müsstest du zusätzliche 80 % deiner Zeit für eine Aufgabe investieren. In der Regel sollte man daher die restliche Zeit dazu nutzen eine weitere Aufgabe zu erfüllen. Aber Achtung: Manche Aufgaben müssen absolut hundertprozentig erfüllt werden. Beim Autobau ist es zum Beispiel absolut unsinnig, wenn die Arbeit beendet wird, obwohl erst 80 % des Autos bereits fertig ist.
7. Arbeitsorganisations-Tipp: Don´t Break the Chain
Du kennst das sicherlich auch. Lästige wiederkehrende Aufgaben motivieren nicht wirklich. Der Trick ist also, sich diese Motivation über einen Umweg zu holen. Hier kommt die sogenannte „Chain“, also Kette ins Spiel, welche das Erledigen ungeliebter Tätigkeiten zum persönlichen Wettkampf machen. Für jeden Tag an denen du diese Aufgabe erfüllst, machst du ein rotes Kreuz auf deinem Kalender. Schnell wirst du merken, dass Du die Kette nicht mehr brechen willst. Die Aufgabe wird so zum Motivator. Für alle die ihre Kette auch unterwegs tragen wollen, gibt es jetzt auch eine App.
8. Arbeitsorganisations-Tipp: Die "Superfocus-Methode"
Wenn du lieber Zettel benutzt als digitale Projektmanagement-Tools zur Erfassung und Abarbeitung deiner Aufgaben dann haben wir etwas für dich: Eine weitere Möglichkeit zur optimalen Arbeitsorganisation zielt darauf ab, eine Balance zwischen der Bearbeitung dringender und nicht dringender Aufgaben zu schaffen. Alles was du brauchst: Ein Notizbuch mit zwei Spalten auf einer Seite. Du trägst alle neuen Aufgaben in der ersten Spalte ein. In der zweiten Spalte trägst du nur dringende oder bereits begonnene Aufgaben ein. Das Ergebnis ist in jedem Fall schon einmal eine gute Übersicht über deinen Arbeitsstand. Der Kniff dieser Methode zur Arbeitsorganisation besteht darin, dass du nach und nach Aufgaben von der linken Spalte in die begonnene Spalte reinziehst, sobald sie begonnen sind, und mit Abschluss durchstreichst. So verlierst du nie den Überblick und "es rutschen dir" auch keine Aufgaben so einfach durch. Erfahre hier mehr, über diese einfache Methode analoge Methode.
9. Arbeitsorganisations-Tipp: Auch mal Pause machen
Du kennst das bestimmt auch: Vor dir liegen große Aufgaben und du hast noch viel zu tun. Also entscheidest du dich, lieber keine Pause zu machen, um Zeit zu sparen. Stopp. Jeder Mensch braucht nach ca. 90 Minuten oder höchstens zwei Stunden konzentrierter Arbeit eine Pause. Und wenn dir die eigene Gesundheit weniger wichtig ist, dann bedenke bitte, dass nach einer Arbeitsbelastung von zwei Stunden deine Leistungsfähigkeit ohnehin abfällt. Also solltest du, um Zeit zu sparen, lieber eine Pause machen. Eine einfache Methode, die dir hilft, Pausen einzuhalten, ist die Pomodoro-Technik.
10. Arbeitsorganisations-Tipp: Die "Not-To-Do"-Liste
Zum Schluss nochmal was anderes. Verblüffend und äußerst hilfreich kann die Liste der Dinge sein, mit denen man heute auf keinen Fall seine Zeit verplempern sollte. Große Zeitfresser wie ständiges Checken deiner sozialen Netzwerke oder deiner privaten Mails gehören dort genauso darauf wie der Wunsch bei jedem Meeting dabei sein zu wollen. Wenn du dir neben deiner To-do-Liste auch das zu Herzen nimmst, sind wesentliche Zeitdiebe schon mal ausgeschaltet.
Unser Fazit nach 10 Arbeitsorganisations-Tipps
Im Großen Urwald des Zeitmanagements gibt es noch viele weitere Methoden zur optimalen Gestaltung der Arbeitsprozesse. Mit diesen 10 Methoden zur Arbeitsorganisation stehen dir zu Beginn deiner Betriebsratsarbeit gute Werkzeuge zur Verfügung. Du kannst alle Methoden für sich testen und letztlich entscheiden, welche arbeitsorganisatorische Anpassungen für deine jeweiligen Arbeitsprozesse sinnvoll und wirksam sind und welche Methoden auch zu dir passen.
>> Finde hier auch eine Übersicht über alle Arbeitsorganisations-Tipps