Zeit ist ein knappes Gut und gleichzeitig steigen Umfang und Komplexität der Aufgaben im Betriebsrat stetig. Ein gutes Zeitmanagement wird daher immer wichtiger, ganz besonders für neugewählte Betriebsräte, die sich erst noch an die neuen Abläufe gewöhnen müssen. Neben guter Zeiteinteilung und dem schellen Abschluss von Aufgaben stehen vor allem Work-Life-Balance und weniger Stress im Mittelpunkt von guter Arbeitsorganisation.
Gute Vorbereitung als ersten Schritt
Wie fast überall zählt auch hier die richtige Vorbereitung. Auf dem Weg zu deinem optimalen Zeitmanagement solltest du in deiner Arbeitsorganisation folgende wesentlichen Schritte durchlaufen:
1. Ziele setzen
2. To-Do-Listen
3. Terminplanung
Effektivität und Effizienz
Vorab klären wir eins der wichtigsten Rätsel. Effektivität und Effizienz - das Selbe, ähnlich oder doch nur entfernte Verwandte? Laut Duden ist es das Gleiche. Du kannst also theoretisch beide Wörter synonym verwenden. Aber die Experten der Arbeitsorganisation kennen einen kleinen, aber feinen Unterschied:
Effektivität beschreibt das Vorgehen, nur die Dinge zu tun, die dich deinem Ziel tatsächlich näher bringen. „Effektives Arbeiten“ bedeutet also: Die richtigen Dinge tun.
Effizienz hingegen zielt darauf ab, dein gewünschtes Ziel möglichst schnell und mit wenig Aufwand zu erreichen, also: Die Dinge richtig tun.
Ideal ist es daher, effektives Vorgehen und effizientes Arbeiten miteinander zu vereinen: Nur die wichtigen Dinge tun und diese auch richtig tun.
10 goldene Arbeitsorganisations-Tipps für Betriebsräte
Nachdem wir den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz geklärt haben, geht es um die Frage: Wie genau bekommen wir beides in den Griff? Hier kommen unsere 10 Tipps & Tricks zum besseren Zeitmanagement ins Spiel:
1. Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip, oder auch 80:20-Regel genannt, ist eine der wichtigsten Regeln für dein neues Zeitmanagement. Du solltest wissen: Arbeitest du an einem neuen Projekt, erreichst die 80 Prozent der Qualität in 20 Prozent der hineinfließenden Zeit. Für die restlichen 20 Prozent Güte brauchst du dagegen viermal mehr Zeit, nämlich 80 Prozent. Kommst du bei einer Aufgabe nicht weiter, hast du wahrscheinlich schon das Wesentliche erfüllt. Kümmere dich nun um eine neue Aufgabe. So arbeitest Du deutlich effektiver. Aber: Beim Hausbau solltest Du nicht auf 80 Prozent gehen. Ein Haus, dessen Dach gleich wieder einstürzt, will ja auch keiner.
2. Teile große Aufgaben in mehrere kleine
Es gibt Tage, da ertrinkt man geradezu in der Flut der Aufgaben. Besonders die großen Fische machen einem zu schaffen. Wir raten: Keinen Stress aufkommen lassen, sondern Aufgaben einfach unterteilen. Wirf dir deine eigene Rettungsleine zu und teile dir deine großen Brocken in sinnvolle Teilaufgaben ein. Anschließend kannst du diese Aufgaben mit folgenden Methoden gut bewältigen:
3. Alpen-Methode
Nein, es geht nicht um eine Skitechnik und auch nicht um Alpen-Vollmilch-Schokolade, sondern um eine gängige Methode zur strukturierten Arbeitsweise. Die Alpen-Methode konzentriert sich auf die Aufgaben, Länge, Pufferzeiten, Entscheidungen und Nachkontrolle.
1) Zunächst listest Du alle deine gerade eingeteilten Aufgaben ordentlich auf.
2) Schätze anschließend die Länge der Bearbeitung und notiere sie hinter den Punkten.
3) Pufferzeit ist wichtig, damit Du auch bei Problemen im Zeitplan bleibst - als Faustregel kannst du 40 Prozent des Tages als Pufferzeit einplanen.
4) Entscheide dich für die richtige Abfolge. ABC-Analyse oder Eisenhower-Matrix kann dir dabei helfen.
5) Nachkontrolle ist vor allem bei wichtigen und dringenden Aufgaben hilfreich.
4. 60:40-Methode
Eine schnell umzusetzende Methode ist die 60:40-Methode. Hierbei solltest du lediglich 60 Prozent deiner Arbeitszeit fest einplanen - die übrigen 40 Prozent dienen als Pufferzeit. Die 60:40-Regel ist eine Light-Form der ALPEN-Methode, bei der die Zeit in 60-20-20 Elemente aufgeteilt wird. Bei einem üblichen Arbeitstag kommst du auf circa 3 Stunden Pufferzeit. Diese stehen dir dann für dringende Aufgaben flexibel zur Verfügung.
5. Eisenhower-Matrix
Deine Aufgaben nehmen kein Ende und du weißt nicht welche Reihenfolge du
wählen musst? Es gibt natürlich das Prinzip, die Aufgaben nach dem Eingehen abzuarbeiten. Kann man auch machen. Ist dann halt nicht so effektiv. Besser geht es mit der Eisenhower-Matrix. Dabei ordnest du deine Aufgaben nach der Wichtigkeit und der Dringlichkeit ein. Wichtige Arbeiten solltest Du immer selber machen. Sind sie dringend? - Ja, sofort selber erledigen. Nein, dann einen festen Termin für das spätere Erledigen setzen. Den Rest kannst Du sorgenfrei wegsortieren und später bearbeiten. Für erfahrene , wiedergewählte Betriebsräte gilt: Hast du dringende Aufgaben, die nicht so wichtig sind, dann kannst du diese anderen Mitarbeitern delegieren. Das fördert die Zusammenarbeit und sorgt für einen kleineren Stapel auf deinem Tisch. Aber Achtung: Delegiere keine zu einfachen Aufgaben, denn diese sind meist ohnehin nicht dringend und gehören daher in die Tonne.
6. Arbeiten in Zeitblöcken
Nicht nur die Aufgaben lassen sich aufteilen sondern auch deine Zeit an sich. Die Arbeit in genauen Zeitblöcken kann hocheffizient sein. Der Vorteil: hohe Routine und ein wacher Geist. Nimm dir für einen Block ungefähr 20-30 Minuten Zeit. Es folgt entweder ein neuer Block oder eine kurze Pause. Einseitige Arbeiten, die länger als 60 Minuten dauern, führen zu nachlassender Konzentration. Man neigt dann dazu, sich zu verlieren und unproduktiv zu werden– un das sollte vermieden werden. Die Pomodoro-Technik ist eine gute und hilfreiche Methode der Arbeitsorganisation.
7. Zeit-Diebe (Not-To-Do-Liste)
Wieder nichts geschafft? Warum wird der Stapel nicht kleiner? Wir kennen die Antwort. Zeitdiebe waren am Werk. Lange Telefonate, nicht zielführend Gespräche oder ineffektive Besprechungen, Social-Media und "Clash of Clans". All das kann vom Erfolg ablenken und wertvolle Zeit in Anspruch nehmen. Versuche, deine Zeitdiebe zu entdecken und sie so lange wie möglich von dir fern zu halten. Am besten machst Du dir eine Not-To-Do-List. Alles, was Du heute auf gar keinen Fall tun solltest, kommt auf die Liste. Du wirst überrascht sein, wie viel man ohne Zeitdiebe schafft!
8. Stille Stunde im Zeitmanagement
Äußerst wichtige Aufgaben erfordern volle Aufmerksamkeit . Dabei ist es sinnvoll störungsfrei arbeiten zu können - Stichwort "Stille Stunde". Nimm dir täglich eine Stunde Zeit, in der du fernab von Telefon, Social-Media und deinem email-Postfach in Ruhe deine Aufgaben abarbeiten kannst. Sinnvoll ist dabei eine Stunde zu wählen, in der generell mit wenig Telefon- und Mail-Aufkommen zu rechnen ist. Entweder kurz vor Arbeitsschluss oder zu Beginn deines Arbeitstages. Kleiner Tipp: Stell dir eine Erinnerung für deine Stille Stunde in deinem Kalender ein. So kommst du schnell zu einem angenehmen Arbeitsrhythmus.
9. Edwards Gesetz
Dieses Gesetz kennt wohl jeder Student, Azubi und Schüler. Aber auch in deiner alltäglichen Arbeit wirst du diesem Gesetz begegnen. Je mehr Zeit wir für eine Aufgabe haben, je länger lassen wir sie ruhen. Ergebnis: Je näher die Deadline, desto mehr machen wir dafür. Die Folge liegt förmlich auf der Hand. Wir geraten allmählich in Stress und das Gefühl, dass die Zeit nicht ausreicht, drückt dann aufs Gemüt. Unser Tipp: Lieber zu Beginn die Aufgabe aufteilen und immer wieder kleine Meilensteine setzen. So behältst Du bis zum Ende die Kontrolle.
10. Monotasking
Mal ganz ehrlich: Wer kann schon Multitasking? Männer wahrscheinlich eher nicht. So sagt man. Studien belegen zudem, dass Monotasking effektiver ist! Also keine Panik, wir sind gerettet.
Ob die Studie Männer gemacht haben fragst du dich - Wahrscheinlich. Trotzdem ist es sinnvoll, sich voll auf eine Aufgabe zu konzentrieren und diese erfolgreich zu beenden. Im Anschluss kannst Du deine Aufmerksamkeit komplett dem nächsten Thema widmen. Mehr Infos zum Monotasking findest du hier.
Professionell arbeiten - mit den richtigen Seminaren
Mit gutem Zeitmanagement schaffst du mehr und stresst dich weniger. In unseren Seminaren lernst du Methoden und bekommst wertvolle Tipps aus der Praxis. Für unsere folgenden Seminarempfehlungen könnt ihr euch nach § 37.6 freistellen lassen. Informiere dich gerne weiter auf unserer Website oder in ausgewählten Beiträgen:
Seminarempfehlung für neu und wiedergewählte Betriebsräte: Systematisch und strukturiert arbeiten - präsentieren - moderieren
Seminarempfehlung für wiedergewählte Betriebsräte: Arbeitsorganisation und Stressmanagement im Betriebsratsgremium