Wir sind gezwungen, unsere Aufgaben als Betriebsrat von zuhause aus zu bewältigen. Glücklicherweise gibt es viele digitale Anwendungen, durch die wir unsere Zusammenarbeit sinnvoll gestalten können, ohne dass wir uns dazu persönlich austauschen müssen. In dieser Artikelserie stellen wir euch funktionale Tools vor, die eure Zusammenarbeit sinnvoll unterstützen.
PROJEKTMANAGEMENT-TOOLS: EXTREM ÜBERSICHTLICH UND KOLLABORATIV
Gemeinsame detaillierte Projektplanung: schwer durchführbar. Aufgabenverteilungen und Projektfortschritte: ziemlich unklar. Wichtige Dateien: kein Zugriff. Die Kommunikation mit den Projektmitarbeitern: knirscht gewaltig. Wo stehen wir eigentlich gerade und was soll ich als nächstes anpacken: Keine Ahnung.
Wer kennt solche unsicheren Momente aus dem Arbeitsalltag eigentlich nicht? Und häufen sie sich nicht, seit wir im Home Office „gefangen“ sind?
In solchen oder ähnlichen Fällen könne Projektmanagement-Tools wie Trello und Meistertask wahre Wunder wirken. Denn sie helfen immens bei der Planung und Durchführung von gemeinsamen Projekten jeglicher Skalierung. Im Prinzip sind solche Anwendungen nach dem Vorbilder agiler Arbeitsmethoden wie beispielsweise „Kanban“ gestaltet. Das heißt, dass der Prozess in Phasen dargestellt wird. Alle Aufgaben werden als Karten in verschiedenen „Boards“ organisiert. Hierbei wandern sie von einer Phase zu nächsten. Auf diese Weise könnt ihr alle Prozessschritte, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Termine auf den ersten Blick erkennen. Über diese Programme haben wir schon häufiger berichtet. Wie ihr sie einrichtet und was ihr mit ihnen genau anstellen könnt, erfahrt ihr hier:
https://www.neue-betriebsraete.de/post/arbeitsorganisations-tipps-projektmanagement-mit-meistertask
https://www.neue-betriebsraete.de/post/arbeitsorganisations-tipps-projektmanagement-verbessern-mit-trello
https://www.inside-igmetall.com/tool-meistertask/
DROPBOX UND GOOGLE DRIVE VERBINDEN
Besonders gut funktionieren Trello und Meistertask im Verbund mit Online-Speichern wie Google Drive oder der Dropbox. Ihr könnt die Daten, die für eure KollegInnen einsehbar oder bearbeitbar sein sollen, dort ablegen, und die betreffenden Links auf den Karten in euren Boards hinterlegen. Auf Google Drive können sogar mehrere MitarbeiterInnen gleichzeitig an einer Datei arbeiten: So sieht gute Arbeitsorganisation aus! Worauf ihr unbedingt achten solltet:
Plant zeitliche Puffer ein – denn die Einarbeitung in neue Tools kann manchmal etwas dauern.
Greift für Projektmanagement-Tools auf bewährte Organisationsstrukturen zurück. Beispielsweise: Geplant > In Arbeit > Erledigt!
Die räumliche Distanz erfordert mehr Effektivität und Übersicht
Fangt langsam an und ändert eure Prozesse nur in kleinen Schritten.
Beachtet den Datenschutz: In kollaborative Tools dürfen personenbezogene oder sensible Daten keinen Eingang finden.