Deine Arbeitswelt wird immer flexibler und die Anforderungen komplexer. Du must als Betriebsrat oder Betriebsrätin im Arbeitsalltag immer mehr Projekte gleichzeitig jonglieren. Die Organisation der nötigen Arbeitspakete und -schritte wird dabei schnell unübersichtlich. Die Notwendigkeit einer guten Arbeitsorganisation liegt somit auf der Hand. Die große Frage dabei ist jedoch: Wie kann ich meine Arbeit und die meines Teams noch besser organisieren? Die Antwort heißt Trello!
Organisiere Deine Arbeit als Betriebsrat mit einem einfachen, kostenlosen Projektmanagement-Tool
Im Internet werden viele Projektmanagement-Tools angepriesen. Fakt ist: Eine geeignete Software kann dir helfen, bei der Steuerung und Organisation von großen Projekten den Überblick zu behalten. Einige Tools überzeugen eher durch eine besonders übersichtliche graphische Gestaltung, andere versprechen eine größtmögliche Zeitersparnis. Dies ist aber im Prinzip eine falsche Annahme, da du ja immer die gleiche Anzahl an Arbeitsstunden zur Verfügung hast. Was diese Instrumente für eine bessere Arbeitsorganisation tatsächlich können: Sie helfen Dir, dieselben Aufgaben mit weniger Zeitaufwand zu lösen. Denn im Endeffekt ist ein richtiges Projektmanagement der Schlüssel zu einer effizienten Arbeitsorganisation.
Arbeitsorganisation mit Trello
An allererster Stelle der Organisation von Arbeit steht natürlich eine sinnvolle Planung. Unter Berücksichtigung des Zeitbudgets und der zur Verfügung stehenden Ressourcen wird das Projekt in einzelne Aufgaben unterteilt und Verantwortlichkeiten festgelegt. Hier kommen dann die Software-Lösungen ins Spiel. Mittlerweile sind eine Vielzahl an Tools zur Optimierung der Arbeitsorganisation auf dem Markt u.a. Jira, Trello, TargetProcess, Evernote und viele mehr. Wir stellen euch an dieser Stelle exemplarisch die Funktionsweise von Trello vor.
Der Grundgedanke von Trello ist eng mit der Kanban-Methode verbunden. Diese wurde in den 1950er Jahren vom japanischen Automobilhersteller Toyota entwickelt. Ziel des innovativen Planungssystems ist, die Fertigungs- und Produktionsabläufe optimal zu steuern und möglichst schnelle Durchlaufzeiten zu erreichen. Später wurde das System auch auf andere Bereiche, wie beispielsweise auf die IT-Branche, übertragen. Der Aufbau ist denkbar einfach und besteht aus drei Säulen: a) die To-Do, b) In-Progress und c) Done-Spalte. In der ersten Spalte, der To-Do-Spalte, werden die Aufgaben definiert und die möglichen Bearbeiter oder Bearbeiterinnen adressiert. Die Karte mit der betreffenden Aufgabe wandert in die In-Progress-Spalte, wenn die Bearbeitung beginnt. Sobald diese dann erfolgreich abgeschlossen worden ist, wird die Aufgabe in die “Done-Spalte” verschoben. Alle Mitglieder des Teams haben Zugriff auf das sogenannte Trello-Board und sind somit ständig über den Bearbeitungsstand und Fortschritte auf dem Laufenden. Außerdem können die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen selbständig “ihre” Aufgaben auswählen und abarbeiten.
Was sind die Vorteile von Trello bei der Arbeit als Betriebsrat?
Das Projektmanagement-Tool Trello hat viele Vorteile und kann dich bei der besseren Organisation von Projekten unterstützen. Die Software zur Arbeitsorganisation ist hervorragend für kleinere Teams von bis zu 10 Teilnehmer und Teilnehmerinnen geeignet. Die Bedienung gestaltet sich einfach und intuitiv. Im Folgenden haben wir für euch die Vorteile zusammengestellt:
Mehr Transparenz: Jeder Mitarbeiter oder Mitarbeiterin hat stets den vollen Überblick über die Aufgaben, den Bearbeitungsstand und die möglichen Abgabetermine. Das gilt auch für die Projektleitung. Alle Fortschritte werden zentral und in Echtzeit gespeichert, sodass alle immer auf dem aktuellsten Stand sind. Dadurch werden auch ein unnötiger Mailverkehr zum Bearbeitungsstand vermieden.
Priorisierung von Aufgaben: Durch die Vergabe von Deadlines kannst du die Aufgaben je nach Dringlichkeit abarbeiten.
Mehr Flexibilität: Eine gemeinsame Projektaufgaben-Struktur kann in Trello denkbar einfach angelegt werden. Auch neue Anforderungen oder kurzfristige Änderungen können schnell in die Projektarchitektur eingebaut werden.
Verbesserung des Arbeitsklimas: Am Ende des Tags stellt sich durch Sichtbarmachung der Fortschritte schneller ein Erfolgserlebnis ein und wirkt sich somit positiv auf die Teammoral aus.
Wir haben gute Erfahrungen mit Trello gemacht. Vor allem, da Du keine Schulung machen musst, sondern gleich im Team loslegen kannst. Du brauchst also nicht zunächst Zeit investieren und hoffen, dass es sich später lohnt. Natürlich kannst Du auch eine andere Software-Lösung nutzen. Bitte teil uns dann Deine Erfahrungen mit! Wir sind auch noch neugierig!
Für alle die jetzt neugierig geworden sind:
> https://trello.com
> https://trello.com/de/guide/create-a-board